Βέλτιστες πρακτικές για τη συμμετοχή σε κλήσεις βιντεοδιάσκεψης

61
Βέλτιστες πρακτικές για τη συμμετοχή σε κλήσεις βιντεοδιάσκεψης

Είστε νέοι σε συσκέψεις Zoom ή κλήσεις βιντεοδιάσκεψης; Ακολουθεί μια λίστα ελέγχου με όσα πρέπει να γνωρίζετε για να βεβαιωθείτε ότι το κάνετε σωστά! Επιπλέον, ένα infographic για κοινή χρήση!

Συμμετοχή σε τηλεδιάσκεψη

Αν και υπάρχουν πολλές συμβουλές για τη φιλοξενία κλήσεων βιντεοδιάσκεψης, δεν υπάρχουν πολλές πληροφορίες για να βοηθήσετε τους συμμετέχοντες. Γι’ αυτό δημιούργησα αυτή τη λίστα και το infographic.

Οι παρακάτω συμβουλές είναι αρκετά παρόμοιες εάν συμμετέχετε σε μια συνέντευξη βίντεο. Μπορείτε να μάθετε περισσότερα για τη συνέντευξη βίντεο εδώ.

Εάν δεν είχατε μεγάλη (ή καμία) εμπειρία με βιντεοσυναντήσεις, μην ανησυχείτε. Είναι ακριβώς όπως οι κανονικές συσκέψεις, με τη διαφορά ότι συναντάτε μέσω του υπολογιστή σας.

Οι παρακάτω 18 συμβουλές και βέλτιστες πρακτικές θα σας βοηθήσουν να συμμετάσχετε σε κλήσεις βιντεοδιάσκεψης χωρίς να μοιάζετε με νουβ.

Τεχνολογία τηλεδιάσκεψης

Το ζουμ είναι το πιο δημοφιλές εργαλείο, αλλά υπάρχουν και άλλα όπως το Google Hangouts, το GoToMeeting, το Microsoft Teams ή το Cisco Webex Meetings. Όλα λειτουργούν βασικά με τον ίδιο τρόπο. Αυτές οι συμβουλές έχουν σχεδιαστεί για να είναι καθολικές.

Ξεκινώντας με την Εικονική Συνάντησή σας

Ο οικοδεσπότης θα στείλει μια πρόσκληση με έναν σύνδεσμο για τη συνάντηση και ελπίζουμε μια ατζέντα. Στη συνέχεια, περίπου πέντε λεπτά πριν από την έναρξη της συνάντησης, κάντε κλικ στον σύνδεσμο για να συνδεθείτε.

Συνήθως είναι καλύτερο να συνδεθείτε από τον υπολογιστή ή τον φορητό υπολογιστή σας, παρόλο που ορισμένα από αυτά τα εργαλεία έχουν εφαρμογές για το smartphone σας. Είναι λίγο πιο δύσκολο να πλοηγηθείτε σε ορισμένες από τις ρυθμίσεις και τις λειτουργίες του τηλεφώνου σας.

Και αν έχετε οποιεσδήποτε ανησυχίες σχετικά με την τεχνολογία, φροντίστε να εξασκηθείτε με κάποιον πριν από την εικονική συνάντηση. Δεν θέλετε να χάνετε χρόνο κατά τη διάρκεια της συνάντησης για να ανακαλύψετε πώς να κάνετε τα βασικά.

Πριν Συμμετάσχετε

1) Δοκιμάστε τη βιντεοδιάσκεψη εκ των προτέρων

Εάν χρησιμοποιείτε την πλατφόρμα τηλεδιάσκεψης για πρώτη φορά, βεβαιωθείτε ότι είστε εξοικειωμένοι με κοινές λειτουργίες όπως σίγαση, προβολή βίντεο και συνομιλία. Επίσης, αφήστε επιπλέον χρόνο πριν ξεκινήσει η σύσκεψη για τη λήψη οποιουδήποτε λογισμικού.

2) Ελέγξτε το βίντεο και τον ήχο σας πριν ξεκινήσει η συνάντηση

Συνδεθείτε νωρίς στη σύσκεψη για να μπορείτε να δοκιμάσετε τις ρυθμίσεις βίντεο και ήχου πριν ξεκινήσει η κλήση σας.

3) Χρησιμοποιήστε ένα καθαρό, κατάλληλο για την εργασία φόντο

Μπορεί να μην έχετε γραφείο στο σπίτι, γι’ αυτό επιλέξτε μια τοποθεσία όπως η κουζίνα ή το σαλόνι σας. Απλώς βεβαιωθείτε ότι τα προσωπικά αντικείμενα που είναι ορατά είναι κατάλληλα.

4) Επιλέξτε μια ήσυχη τοποθεσία

Τα σκυλιά που γαβγίζουν στο βάθος ή τα μέλη της οικογένειας που κουβεντιάζουν στην κουζίνα θα ακουστούν από όλους στο τηλεφώνημα. Βρείτε έναν ήσυχο χώρο και ενημερώστε τους άλλους ότι θα είστε σε μια κλήση συνδιάσκεψης, ώστε να μπορούν να διατηρήσουν το επίπεδο θορύβου χαμηλό.

5) Ρυθμίστε την κάμερά σας στο ύψος των ματιών

Ανυψώστε τον φορητό υπολογιστή ή τη βιντεοκάμερά σας ώστε να είναι στο ύψος των ματιών σας, όχι στην αγκαλιά σας. Σκεφτείτε το με αυτόν τον τρόπο, αν ήσασταν στο γραφείο σας, δεν θα κοιτούσατε κάτω τον φορητό υπολογιστή σας. Ο κόσμος δεν θέλει ούτε να κοιτάξει τη μύτη σου.

6) Ντύστε για την περίσταση

Φορέστε αυτό που θα φορούσατε κανονικά στη συνάντηση ή την εκδήλωση εάν συμμετείχατε αυτοπροσώπως.

7) Σίγασε τον εαυτό σου όταν δεν μιλάς

Για να μην σας ακούσουμε να ανακατεύετε χαρτιά, να πληκτρολογείτε στο πληκτρολόγιό σας ή άλλους θορύβους που μπορεί να ακούσει το μικρόφωνο, κάντε σίγαση εάν δεν μιλάτε.

8) Να έχετε καλό φωτισμό

Ανάψτε τα φώτα στο δωμάτιο εάν δεν υπάρχει αρκετό φως. Και μην κάθεσαι με την πλάτη στο παράθυρο. Το πολύ φως που έρχεται από πίσω σας κάνει να φαίνεστε σαν μια σιλουέτα και το πρόσωπό σας δεν φαίνεται. Είναι καλύτερο να έχετε ένα δαχτυλίδι ή ένα φως να έρχεται από μπροστά σας.

9) Χρησιμοποιήστε ακουστικά ή ακουστικά με μικρόφωνο για καλύτερο ήχο

Αντί να δυναμώνετε την ένταση ή να φωνάζετε στον φορητό υπολογιστή σας, χρησιμοποιήστε ακουστικά ή ακουστικά. Η ποιότητα του ήχου της φωνής σας θα είναι καλύτερη.

10) Συνδεθείτε απευθείας στο διαδίκτυο

Εάν έχετε ασυνεπές ή αδύναμο σήμα wifi, συνδέστε απευθείας στο δρομολογητή σας για πιο σταθερή σύνδεση.

Προηγμένες συμβουλές:

Με το Zoom, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα εικονικό φόντο (μόνο από τις ρυθμίσεις του υπολογιστή σας). Λειτουργεί καλύτερα αν έχετε φόντο με πράσινη οθόνη.

Το ζουμ σάς επιτρέπει επίσης να “Αγγίξτε την εμφάνισή μου” στην επιλογή ρυθμίσεων βίντεο.

Στη διάρκεια

11) Φτάστε έγκαιρα ή λίγα λεπτά νωρίτερα

Μην συνδέεστε πολύ νωρίς και μην αργείτε. Δώστε χρόνο στον εαυτό σας σε περίπτωση που αντιμετωπίσετε τεχνικές δυσκολίες.

12) Μην φύγετε πριν το τέλος της συνάντησης

Αν δεν έχετε ειδοποιήσει τον οικοδεσπότη/διαχειριστή/διοργανωτή, δεν είναι ευγενικό να αποχωρήσετε από τη συνάντηση νωρίτερα.

13) Κοίταξε την κάμερα όταν μιλάς

Ναι, ενεργοποιήστε την κάμερά σας. Και όταν μιλάτε, κοιτάξτε απευθείας στην κάμερα. Μερικοί άνθρωποι βάζουν ένα post-it σημείωμα ή γούγκλα μάτια δίπλα στην κάμερα για να τους το θυμίζουν.

14) Μην τρώτε κατά τη διάρκεια της συνάντησης

Το φαγητό κατά τη διάρκεια οποιασδήποτε συνάντησης είναι λιγότερο από επαγγελματικό. Περιμένετε να φάτε μέχρι να τελειώσει η συνάντηση. Εάν πρέπει να πιείτε μια γουλιά νερό, περιορίστε πόσο συχνά το κάνετε αυτό. Μπορεί να αποσπάσει πολύ την προσοχή.

15) Επικεντρωθείτε στη συνάντηση

Εξαλείψτε και αποφύγετε τους περισπασμούς από μηνύματα κειμένου στο τηλέφωνό σας ή ειδοποιήσεις στον υπολογιστή σας. Θέλετε να δείξετε ότι προσέχετε τη συνάντηση. Εάν πρέπει να θυμάστε να κάνετε σημαντικές ερωτήσεις, σκεφτείτε να το βάλετε σε μια σημείωση post-it στην οθόνη του υπολογιστή σας ως υπενθύμιση.

16) Χρησιμοποιήστε τη δυνατότητα συνομιλίας μόνο για συζήτηση θέματος

Η δυνατότητα συνομιλίας είναι ένας πολύ καλός τρόπος αλληλεπίδρασης. Αλλά μείνετε συγκεντρωμένοι στη συζήτηση ή στο θέμα της συνάντησης.

Μετά

17) Φροντίστε να αποσυνδεθείτε από τη συνάντηση

Χρησιμοποιείτε πάντα τη λειτουργία “τέλος συνάντησης” ή αποσύνδεσης για να βεβαιωθείτε ότι η κάμερα και το βίντεό σας είναι απενεργοποιημένα πριν προχωρήσετε σε άλλες δραστηριότητες.

18) Παρακολούθηση για τυχόν στοιχεία δράσης

Βεβαιωθείτε ότι παρακολουθείτε τα στοιχεία ενεργειών από τη σύσκεψη. Είναι εύκολο να ξεχάσεις.

INFOGRAPHIC

Χάρη στο Visme.co

Φιλοξενία κλήσεων βιντεοδιάσκεψης

Εάν είστε ο οικοδεσπότης της βιντεοκλήσης, βεβαιωθείτε ότι έχετε θέσει προσδοκίες και ότι όλοι αισθάνονται άνετα με την τεχνολογία. Ακολουθούν οι βασικές υπενθυμίσεις:

  • Στείλτε μια ημερήσια διάταξη πριν από τη συνάντηση μαζί με τον σύνδεσμο της συνάντησης
  • Στείλτε μια υπενθύμιση 1 ώρα πριν από τη συνάντηση
  • Συνδεθείτε 10-15 λεπτά νωρίτερα
  • Παρουσιαστείτε στην πρώτη συνάντηση
  • Διαχειριστείτε τη συνάντηση
  • Κάντε τη συνάντηση διαδραστική
  • Μάθετε πώς να χρησιμοποιείτε το λογισμικό και τα εργαλεία

Αν ψάχνετε για προηγμένες συμβουλές για τη διεξαγωγή διαδικτυακής εκπαίδευσης ή τηλεδιάσκεψης, ρίξτε μια ματιά Ο ιστότοπος της Kassie LaBorie. Είναι ειδικός και συγγραφέας εικονικής εκπαίδευσης.

Αποτροπή Zoombombing

Δυστυχώς, οι χάκερ εκμεταλλεύονται τις ανοιχτές συναντήσεις στο Zoom, που ονομάζονται Zoombombing. Για να μην συμβεί αυτό στη βιντεοκλήση σας, το Zoom είπε:

«Είμαστε βαθιά αναστατωμένοι όταν μάθαμε για τα περιστατικά που αφορούν αυτού του είδους την επίθεση. Για όσους φιλοξενούν μεγάλες, δημόσιες συναντήσεις ομάδων, ενθαρρύνουμε θερμά τους οικοδεσπότες να αλλάξουν τις ρυθμίσεις τους, ώστε μόνο ο οικοδεσπότης να μπορεί να μοιράζεται την οθόνη τους. Για όσους φιλοξενούν ιδιωτικές συσκέψεις, οι προστασίες με κωδικό πρόσβασης είναι ενεργοποιημένες από προεπιλογή και συνιστούμε στους χρήστες να διατηρούν αυτές τις προστασίες ενεργοποιημένες για να αποτρέπουν τη συμμετοχή μη προσκεκλημένων χρηστών.”

Για περισσότερες συμβουλές ασφαλείας για οικοδεσπότες και χρήστες, ανατρέξτε στο πρόσφατο άρθρο του Zoom: Πώς να αποτρέψετε τα Party Crashers από το να καταρρεύσουν το συμβάν ζουμ σας.

Αυτά είναι τα άρθρα που αναφέρονται στο infographic.